Memahami struktur penulisan surat resmi

1. Pengertian surat
Surat adalah media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan seseorang atau lembaga lainnya.

2. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penyusunan surat
- Ketepatan ejaan,
- Ketepatan pemilihan kata,
- Penyusunan kalimat, dan
- Pengaturan hubungan antarparagraf.

3. Fungsi surat
Surat berfungsi sebagai alat bukti tertulis
Surat digunakan sebagai alat pengingat
Surat bisa dijadikan sebagai bukti historis
Dalam urusan kedinasan, surat berfungsi sebagai pedoman dalam bertugas atau melaksanakan kegiatan
Surat dapat juga mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, dan kewibawaan penulisnya.

4. Jenis surat
Dalam kepentingannya, surat dapat diklasifikasikan ke dalam tiga jenis, yaitu:

- Surat pribadi,
Surat pribadi adalah surat yang ditulis atas nama pribadi atau perorangan.

- Surat dinas, dan
Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu lembaga.

- Surat niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis untuk kepentingan-kepentingan bisnis ataupun urusan perdagangan.

5. Bagian-bagian surat
Bagian-bagian surat secara umum, yakni:
- Kepala surat,       
- Tempat, tanggal surat,
- Nomor,            
- Lampiran,       
- Hal,
- Alamat surat,
- Salam pembuka,
- Isi surat,
- Salam penutup,
- Nama pengirim
- Tembusan dan inisial

A. Kepala surat
Kepala surat sering pula disebut kop surat.
Fungsi dari kepala surat adalah sebagai identitas diri bagi instansi yang bersangkutan, yakni meliputi:
- Nama instansi,
- Lambang atau logo,
- Alamat,
- Kode pos,
- Nomor telepon,
- Nomor faksimile atau email

Contoh kepala surat:

SEKOLAH MENENGAH ATAS (SMA)
BINA LINGKUNGAN
Jalan Budi Pekerti 52, Kebun Randu, Jakarta
Telepon (021) 3537123
Fax (021) 3537124

B. Tempat, tanggal surat
Tempat dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi dan waktu ditulisnya surat.

Namun, apabila lokasi penulisan sudah dinyatakan dalam kepala surat, maka hal itu tidak perlu disebutkan lagi.

Contoh tempat, dan tanggal surat:
Jakarta, 17 Januari 2011
Bandung, 27 September 2010

10 November 2009
26 April 2008

C. Nomor surat
Fungsi dari penomoran surat adalah untuk mempermudah dalam pengarsipan.
- Nomor surat meliputi hal-hal berikut:
- Nomor urut penulisan surat
- Kode surat
- Bulan
- Tahun

Contoh nomor surat:
Nomor :  026/D2/X/2010

Nomor :  121/OSIS/VI/2011

D. Lampiran
Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain.

Lampiran merupakan penjelas atas jumlah dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.

Contoh lampiran:
Lampiran :  satu lembar

Lampiran :  tiga lembar

E. Hal
Hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan dalam surat

Penulisan hal dengan perihal atau hal/perihal itu tidak tepat.

Contoh hal:
Hal :   Penataran guru Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris angkatan 2009/2010

Hal :   Undangan rapat OSIS

Hal :   Permohonan izin Cerdas Cermat

F. Alamat surat
Ada dua macam alamat, yaitu (A) alamat luar dan (B) alamat dalam.
(A) Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat

Alamat luar berfungsi sebagai penunjuk bagi kurir dalam menyampaikan surat itu

Contoh alamat luar:
Kepada
Yth. Rektor Universitas Negeri Surabaya
Jalan Ketintang 21
Surabaya

(B) Alamat dalam adalah alamat yang ditulis langsung pada kertas surat

Fungsi dari alamat dalam adaah sebagai pengontrol bagi penerima surat, bahwa dirinyalah yang berhak menerima surat itu.

Penulisan alamat dalam surat hampir sama dengan alamat luar, hnya saja tidak memakai kata kepada.

Contoh alamat dalam:
Yth. Ketua Panitia
Lomba Tingkat Nasional Penulisan Resensi dan Opini Tahun 2010—2011
Jalan Kebun Nanas Selatan 212
Jakarta Timur

G. Salam pembuka
Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat pribadi.

Penulisan salam pembuka dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Contoh salam pembuka:
Dengan hormat,

Assalamualaikum Wr. Wb.,

Salam sejahtera,

H. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat.

Secara umum isi surat dinas terbagi atas tiga bagian, yakni :
- Alinea pembuka
- Alinea isi
- Alinea penutup

- Alinea pembuka
Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar atas pokok persoalan yang hendak disampaikan.
Walaupun disebut alinea, sesungguhnya bagian ini umumnya terdiri dari satu kalimat.
Bagian pembuka ini ditandai dengan kata-kata seperti dengan ini, bersama ini, atau berkenaan dengan.

Contoh alinea pembuka:
Dengan ini kami beritahukan bahwa …..
Dengan ini kami menyatakan bahwa …..
Dengan ini saya kirimkan kepada Bapak …..
Berdasarkan surat edaran ….., kami minta saudara untuk …..
Berkenaan surat Saudara nomor ……, dengan ini saya beritahukan bahwa ……

Namun terkadang penulis mengabaikan bagian ini.
Penulis langsung menuju pada alinea isi.

Contoh alinea pembuka:
Kami beritahukan kepada Saudara bahwa pada tanggal 16 Juni 2011, semua kepala bagian harus melakukan rapat anggaran. Oleh karena itu ……
Ketua Jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, FPBS, Universitas Pendidikan Indonesia, memberikan tugas kepada …..

- Alinea isi
Alinea ini merupakan tempat menampung maksud-maksud pokok dari penulis surat.
Karena itu bagian isi dapat berupa lebih dari satu alinea bila maksud penulis itu terdiri atas dua atau lebih.
Alinea ini harus berkaitan dengan alinea pembuka.

Contoh alinea isi:
Sehubungan dengan hal di atas ……

Berkenaan dengan hal tersebut di atas …..

Berkaitan dengan hal itu ….

- Alinea penutup
Alinea penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.

Contoh alinea penutup:
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Kami ucapkan terima kasih atas kehadiran Bapak/Ibu dalam acara kami.
Besar harapan kami akan kehadiran Bapak/Ibu pada acara itu.

I. Salam penutup
Salam penutup digunakan untuk mengakhiri alinea surat

Tata cara penulisan salam penutup hampir sama dengan salam pembuka, yakni:
Diawali dengan huruf kapital, dan
Diakhiri dengan tanda koma.

Contoh salam penutup:
Hormat saya,

Hormat kami,

Wassalamualaikum Wr. Wb.,

J. Nama jelas pengirim dan tanda tangan
Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau menyampaikan surat.

Dalam surat dinas akan lebih baik apabila nama pengirim dilengkapi identitas diri kedinasan, yaitu jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas.

Contoh nama jelas pengirim dan tanda tangan:

Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi,

Ttd.

Satryo Soemantri Brodjonegoro
NIP 130889802

K. Tembusan
Penulisan bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang mendapat surat tersebut.

Contoh tembusan:

Tembusan:
Dirjen Dikti
Karokerslugri Depdiknas
Kasubdit KPT Dit PPTK & KPT

L. Inisial
Pada bagian kiri bawah surat dinas sering dijumpai tanda singkatan atau inisial, misalnya Jk/AJ.
Inisial tersebut merupakan singkatan nama pengonsep atau pengetik surat.

Pencantuman inisial tersebut terkadang dianggap penting sebagai tanda pengenal bisa suatu saat ada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.

*download bentuk powerpoint-nya di sini

Catatan cara download:
1. klik tulisan "sini" di atas ini lalu Anda akan masuk ke link adf.ly
2. tunggu selama 5 detik lalu klik "skip ad" di pojok kanan atas.
3. kemudian "klik" download
4. masukan verification code sesuai dengan kode yang ada di sampingnya dan sekali lagi klik "download"
5. selesai